Tarefas Realizadas Pelo Setor de Material
Qualquer que seja a técnica de controle de estoque adotada, ela deverá ser composta por um sistema de registro, coleta e processamento de informações e um conjunto de rotinas a serem executadas pelos que trabalham com estoque.
Quem lida com estoque e também com almoxarifado deve cumprir a seguinte rotina:
• Um setor da empresa solicita mercadorias para serem revendidas ou material de consumo interno. O profissional encarregado providencia a sua entrega.
• Caso não haja o que foi pedido, ele pede sua compra em quantidade até um pouco maior do que foi solicitada, para evitar, no futuro, que uma solicitação ou venda não seja efetuada por falta de material estocado.
• Ao receber qualquer material para ser estocado ou guardado no almoxarifado, o profissional encarregado do setor verifica se a descrição das mercadorias na nota fiscal está de acordo com o que foi pedido na ordem de compra. Ele abre o pacote, checa se o conteúdo corresponde à descrição que está na nota fiscal, examina os produtos para ver se estão em boas condições e dentro do prazo de validade, Se tudo estiver certo, ele carimba a nota fiscal e encaminha o boleto bancário ao departamento financeiro, para que o pagamento seja efetuado.
• A cada vez que um material chega à empresa, o encarregado deve preencher uma ficha com as seguintes informações: tipo de material ou mercadoria; data de recebimento; qual departamento da empresa solicitou esse material; quantas unidades entraram e quantas saíram para o departamento que solicitou; quantas restaram no depósito depois de se atender ao pedido; em que prateleira, estante e corredor o material ficou armazenado.
• Ao fazer a entrega do material, o encarregado deve carimbar a via da requisição de materiais que tinha ficado no departamento. Quando for solicitado um serviço - por exemplo, montar um móvel -, o almoxarife acompanha a montagem e carimba no final.
• No caso de perdas, produtos que ficam com prazo de validade vencido, papéis que amarelaram ou xerox que ficou ilegível, canetas cuja tinta secou etc., é preciso dar baixa no material perdido. A maneira de agir nesses casos varia de uma organização para outra. De modo geral, o encarregado faz uma comunicação por escrito informando à diretoria que o material estragou ou se perdeu e explica os motivos. A diretoria autoriza e o material é jogado fora ou incinerado.
• Para calcular os níveis do estoque, quem trabalha na área deve ser informado sobre os prazos de entrega dos produtos aos clientes e também sobre os prazos de entrega previstos pelos fornecedores. Quem trabalha com estoque ou almoxarifado precisa ficar atento para evitar encalhes desnecessários.
Balanço e Inventário
Quem faz um inventário deve verificar as quantidades de cada produto existentes na empresa e atribuir a essas quantidades um preço unitário apurado conforme o critério adotado pela empresa.
Mas qual seria a diferença entre balanço e inventário?
Balanço é uma peça contábil estática, que mostra a situação patrimonial e material de uma pessoa jurídica em um determinado momento (quase sempre no fim do ano) ou no encerramento de um exercício social. Ou, segundo o dicionário Aurélio, um "registro contábil da posição patrimonial de uma organização, em dado momento, indicando a origem (Passivo) e a aplicação (Ativo) de seus recursos".
Por sua vez, os estoques de uma firma (os produtos que ela revende) têm alta rotatividade e muito valor monetário, já que é graças à sua venda que a empresa comercial sobrevive. A direção administrativa necessita, pois, a cada momento, de informações sobre os estoques. Para isso existe o inventário, que é uma relação detalhada, por espécie, de matérias-primas, mercadorias, produtos em fabricação e produtos de consumo interno no almoxarifado. Em geral o inventário é feito ao término de cada período-base do Imposto de Renda. Ele deve abranger não só as mercadorias que estão na sede, mas também aquelas que estejam sob guarda ou custódia de terceiros.
Tipos de Inventário
• Periódico. O inventário periódico realiza um levantamento físico das quantidades estocadas num determinado momento. É mais fácil de ser realizado e mais barato para a empresa. Em geral, é mais empregado por pequenas e médias empresas.
• Permanente. O sistema de inventário permanente permite apurar o custo das mercadorias vendidas ou dos produtos fabricados após cada operação de venda. Assim, a administração poderá obter; junto à contabilidade, informações sobre a margem de lucro com que está operando e ainda analisar a evolução dos custos ao longo do tempo. Segundo os estudiosos, este sistema apresenta diversas vantagens sobre o inventário periódico.
Os critérios de avaliação para os inventários incluem o PEPS,o UEPS e o custo médio.
• PEPS. Os estoques são avaliados com base nas aquisições mais recentes. Parte-se do princípio de que as mercadorias adquiridas em primeiro lugar devem sair primeiro, ficando aquelas que foram compradas posteriormente em estoque, até se esgotarem os produtos da primeira compra, e assim sucessivamente. PEPS significaexatamente: primeiro a entrar, primeiro a sair.A primeira unidade a entrar no estoque é a primeira a ser utilizada no processo de produção ou a primeira a ser vendida. O professor Clóvis Luís Padoveze (2004) lembra que este método "valoriza o estoque final a preços mais recentes e também o custo das saídas a preços mais antigos".
• UEPS. Significa último a entrar, primeiro a sair. Neste caso, são valorizadas as quantidades saídas pelos preços das compras mais recentes. Já que as quantidades em estoque costumam ficar juntas, é difícil distinguir quais são as da primeira e as da segunda compra. Mas, em termos escriturais, quem adota o UEPS estabelece que as quantidades que devem sair primeiro são as das últimas compras. Para o professor Clóvis Luís Padoveze (2004), o UEPS valoriza o estoque final a preços mais antigos e, conseqüentemente, o custo das saídas a preços mais recentes.
• Custo médio. Também chamado de método da média ponderada ou média móvel. Nesse caso, usa-se o conceito de um único custo médio, em vez dos custos efetivos. As quantidades compradas por diversos preços dão origem a um preço médio, calculado a partir da ponderação estatística das quantidades. É aceito pelo fisco e muito usado. Para Clóvis Luís Padoveze (2004), o custo médio procura equalizar tanto o estoque final como o custo das saídas a um preço médio único.
O preço único e médio das mercadorias em estoque é usado também para medir a rentabilidade, já que tudo o que foi vendido durante um ano foi vendido a um preço médio. Além disso, enquanto o PEPS e o UEPS obrigam a ter um controle rígido a cada compra, o custo médio mantém uma linha de controle das quantidades estocadas e tende a simplificar os cálculos.
